برگزیده تغییرات موجود در نگارش 12.2

• چون هنوز نتوانسته ایم برای دوره ضمن سال در سال تحصیلی جاری برای استفاده از بخش پیش ثبت نام و عدم استفاده از پایگاه  سناد به توافق برسیم لذا چاره ای جز فعال کردن مجدد بخش هایی مشابه با سال گذشته برای دریافت از سناد و سپس ثبت نام و یا ابطال ثبت نام باقی نمانده است . اما طبق توافق با دفتر فن آوری اطلاعات  در این دوره تنها تغییری که برای دریافت فایل سناد در سیستم مدرسه رخ داده است بدین صورت است که از این به بعد سیستم مدرسه بجای دریافت دیسکت تولید شده از سوی پایگاه سناد  با اجرای گزینه دریافت از سناد خود مستقیما به اطلاعات ثبت نام سال 93 پایگاه سناد که بطور مرتب در سرور پایگاه متمرکز دانش آموزی  بروز رسانی خواهد شد مراجعه و سوابق ثبت نامی مربوط به مدرسه را از روی آن دریافت خواهد کرد .ذکر نکات زیر ضروری است:

الف -  هر مدرسه برای دریافت اطلاعات احتیاج به نام کاربری و کلمه عبور پایگاه دارد که توسط مسئول سیستم در منطقه قبلا به او داده شده است

ب – در مدارس پیش دانشگاهی چون کد مدارس پیش دانشگاهی در پایگاه سناد با سیستم های دانش آموزی متفاوت است لذا این دسته از مدارس برای دریافت اطلاعات در این بخش باید کد مدرسه  ای که در سناد بعنوان مدرسه اصلی سه ساله متوسطه تعریف شده است را وارد نمایند . بدیهی است که در اینصورت نام کاربری و کلمه عبور مربوط به همان کد را هم باید درج نمایند نه کلمه عبور مدرسه پیش دانشگاهی موجود در سیستم دانای خود را

ج - پس از دریافت اطلاعات از سناد سیستم اقدام به بررسی آنها کرده و آنها را به گروه های زیر تقسیم بندی میکند . سپس سیستم دانش آموزان هر دسته را بصورت مجزا به کاربر مدرسه نمایش داده و در مورد دریافت و یا عدم دریافت آنها در سیستم مدرسه از او پرسش خواهد کرد و بر طبق دستور کاربر مدرسه اقدام مینماید   :

       - دسته اول دانش آموزانی که ورودی پایه اول متوسطه هستند . این دسته از دانش آموزان را میتوان          بدون دغدغه در سیستم مدرسه دریافت نمود

       - دسته دوم دانش آموزانی هستند که پایه اولی نیستند ولی چون سری و سریال شناسنامه و مشخصات فردی آنها با دانش آموزی که قبلا از سال های گذشته در سیستم مدرسه وجود دارد هم خوانی دارند یعنی اینها همان دانش آموزان قدیمی این مدرسه هستند و لذا دریافت مشخصات فردی آنها اشکالی در سیستم مدرسه ایجاد نخواهد کرد پس این دسته دوم را هم میتوان در سیستم دریافت نمود .

       - دسته سوم کسانی هستند که وقتی ما از روی سری و سریال شناسنامه ارسالی از سناد برای آنها کد دانش آموزی میسازیم این کد در سیستم مدرسه پیدا نمیشود . بخشی از این دانش آموزان افراد انتقال آمده به این مدرسه هستند که طبیعتا از قبل در این مدرسه سابقه نداشته اند و لذا کد آنها هم یافت نشده است  این دانش آموزان را مسئول سیستم مدرسه است که میتواند تشخیص بدهد .اگر در مورد یکی از این کد ها مسئول سیستم مدرسه چنین تشخیصی داد قاعدتا میتواند آنها رانیز بدون نگرانی در سیستم مدرسه دریافت دارد .اما کسانی هم هستند که اینها دانش آمورزان قدیمی همین مدرسه هستند ولی سری و سریال شناسنامه ارسالی آنها  با کد دانش آموزی موجود در سیستم مدرسه همخوانی ندارد .در حالیکه معمولا از لحاظ سایر مشخصات فردی یکسان هستند . این دسته از دانش آموزان اگر در سیستم مدرسه دریافت شوند قطعا تولید کد تکراری برای دانش آموز خواهند کرد . لذا مسئولین سیستم در مدارس باید بطور جدی از دریافت این دسته از دانش آموزان ارسالی خودداری نمایند

     - دسته چهارم کسانی هستند که از نظر کد دانش آموزی همخوانی با سیستم مدرسه دارند ولی از لحاظ مشخصات فردی ارسال شده با سیستم مدرسه متفاوت هستند . تشخیص دریافت و یا عدم دریافت این دسته از دانش آموزان ارسالی نیز بر عهده مسئوال سیستم مدرسه میباشد

د- در مورد دانش آموزان اتباع خارجی مسئولین مدرسه دقت فرمایند که چون پایگاه سناد معمولا به این افراد  در هر سال تحصیلی کد جدیدی را اختصاص میدهد و دریافت این کدها تولید دانش آموز تکراری در سیستم مدرسه خواهد کرد لذا از دریافت رکوردهای جدید این افراد در سیستم مدرسه اکیدا اجتناب نمایند.

• تابحال در سیستم های مدرسه ای مکرر دیده شده که برای یک دانش آموز بیش از یک کد دانش آموزی صادر شده  و بیش از یک رکورد مشخصات فردی برای او در سیستم وجود دارد . از گذشته در بخش تسهیلات سیستم گزارشی وجود داشته است بنام "گزارش دانش آموزان با کد تکراری" مسئولین سیستم مدارس معمولا وقتی با یک کد تکراری   مواجه میشوند ضن مراجعه به منطقه با کمک مسئول سیستم منطقه و با رمز مخصوص میتوانستند یک دانش آموز را از سیستم مدرسه خود حذف نمایند .ولی همواره این طور بوده است که اگر یک کد دانش آموزی در سیستم مدرسه سابقه تحصیلی ندارد میشد آن کد و مشخصات فردی را در بخش "تعریف و اصلاح مشخصات دانش آموزان" از سیستم حذف نمود . حال اگر بتوانیم از بین 2 کد  تکراری برای یک دانش آموز سوابق  تحصیلی از یک کد را عینا به کد دوم منتقل نماییم در اینصورت یکی از کدها بدون سابقه تحصیلی میشود و لذا پس از آن میتوان این کد تکراری را از سیستم مدرسه حذف نمود . در نگارش جاری امکاناتی برای انتقال سابقه یک دانش آموز از یک کد به کد دیگر در بخش  "گزارش دانش آموزان با کد تکراری" به سیستم اضافه شده است . برای کار با این بخش کاربران سیستم ضمن اعمال دقت بسیار فراوان در انجام این عملیات جابجایی اطلاعات برای پیش گیری از بروز هرگونه خطای ناخواسته ابتدا از سیستم خود یک نسخه پشتیبان تهیه کرده و سپس اقدام به این عملیات نمایند.